Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Meglenov NORM računalništvo k.d.
Škrilje 77, 1292 Ig, Slovenija
Matična številka: 1272985000
Davčna številka: SI85798860
E-pošta: info@3dkristal.si
Telefon: 064 11 22 90

Upravljavec ni dolžan imenovati pooblaščene osebe za varstvo podatkov (DPO) skladno s 37. členom GDPR. Vsa vprašanja, zahteve in pritožbe glede obdelave osebnih podatkov pošljite na zgornji e-poštni naslov z zadevo "Zasebnost".

2. Katere kategorije osebnih podatkov obdelujemo

V okviru ponudbe storitev in delovanja spletne strani obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

2.1 Kontaktni in identifikacijski podatki

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• telefonska številka,
• naslov za dostavo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj),
• naziv podjetja, davčna številka in matična številka (pri gospodarskih subjektih).

2.2 Vsebinski podatki o naročilu

• izbran model kristala, količina, izbrani dodatki (LED podstavek, darilni bon),
• izbrana priložnost (obletnica, poroka, ipd.) in želeni rok izdelave,
• vsebina sporočil, navodila, želje glede napisa, datuma ali posvetila,
• podatki obdarjenca pri darilnem bonu (ime in po dogovoru naslov).

2.3 Fotografije in motivi

• posredovane fotografije, logotipi, vektorski motivi in drugi grafični materiali,
• tehnične informacije iz datotek (npr. ločljivost, format), brez nadaljnje EXIF analize, razen če je potrebno za pripravo motiva,
• predogled motiva in interna delovna različica gravurske datoteke.

2.4 Računovodski in plačilni podatki

• številke in datumi računov, predračunov in zneski,
• informacije o izvedenih plačilih (datum, znesek, referenčna številka),
• vsa plačila se izvajajo izključno z bančnim nakazilom po predračunu — kartičnih ali gotovinskih plačil ne sprejemamo.

2.5 Tehnični podatki ob obisku spletne strani

• IP naslov, čas obiska, brskalnik, operacijski sistem,
• strežniški dnevniki (access log) — hramba praviloma do 90 dni,
• tehnični piškotki in sejna shramba brskalnika za delovanje obrazca (glej stran o piškotkih),
• varnostni žetoni (CSRF, math check) za zaščito obrazca pred zlorabami.

Ne obdelujemo posebnih vrst osebnih podatkov (rasno ali etnično poreklo, politična, verska prepričanja, podatki o zdravju ipd.) skladno z 9. členom GDPR. Če bi nam taki podatki bili posredovani v okviru fotografije ali sporočila, jih obravnavamo z enako stopnjo zaščite kot druge osebne podatke in z njimi ravnamo izključno za izvedbo naročila.

3. Namen obdelave in pravna podlaga

Vašim osebnim podatkom posvečamo posebno pozornost. Obdelavo izvajamo izključno za naslednje namene in na podlagi naslednjih pravnih podlag:

Namen	Pravna podlaga (GDPR)
Odgovor na povpraševanje, priprava ponudbe in predračuna	čl. 6(1)(b) — izvajanje pogodbe oziroma predpogodbeni ukrepi na zahtevo posameznika
Izdelava personaliziranega 3D kristala	čl. 6(1)(b) — izvajanje pogodbe
Izstavitev računa, vodenje poslovne dokumentacije	čl. 6(1)(c) — zakonska obveznost (DDV, računovodstvo)
Pošiljanje izdelka prek dostavne službe	čl. 6(1)(b) — izvajanje pogodbe
Reševanje reklamacij, jamčevalnih zahtevkov in pritožb	čl. 6(1)(b), (c) in (f) — pogodba, zakonska obveznost, zakoniti interes
Zaščita spletne strani pred zlorabami (CSRF, anti-spam, beleženje IP)	čl. 6(1)(f) — zakoniti interes za varnost
Občasno informiranje obstoječih strank o ponudbi (samo z izrecno privolitvijo)	čl. 6(1)(a) — privolitev posameznika

4. Posebna pravila za fotografije strank

Fotografije in motivi, ki nam jih posredujete, so za nas najobčutljivejši material. Z njimi ravnamo tako:

• uporabljamo jih izključno za pripravo in izvedbo vašega naročila,
• ne objavljamo jih v galeriji, na družbenih omrežjih, v marketinških materialih ali drugje brez vašega izrecnega pisnega dovoljenja,
• ne posredujemo jih tretjim osebam, razen v primerih, opisanih v 6. točki,
• shranjene so na zaščitenem strežniku z omejenim dostopom (samo prijavljeni administrator z geslom),
• do njih ne dostopamo brez razloga, povezanega z izvedbo vašega naročila ali reševanjem morebitne reklamacije,
• pri pripravi 3D motiva lahko fotografijo prilagodimo (izrez, posvetlitev, odstranitev ozadja) — končna delovna različica je vaš motiv in se obravnava enako kot izvirnik,
• pri spominskih in občutljivih motivih (npr. fotografije pokojnih oseb, otroške fotografije) ravnamo s posebno skrbnostjo in diskretnostjo.

Če bi želeli vašo fotografijo v prihodnje uporabiti kot primer v galeriji ali v marketingu, vas vedno predhodno vprašamo in čakamo na izrecno pisno privolitev. Brez tega vaših motivov nikjer ne uporabimo.

5. Obdobje hrambe podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, oziroma kolikor zahteva veljavna zakonodaja:

• Kontaktni in vsebinski podatki o naročilu: 5 let po zaključku naročila, predvsem zaradi morebitne reklamacije, ponovnih naročil iste osebe in poslovne evidence.
• Računovodska dokumentacija (računi, predračuni, knjigovodske listine): 10 let po zaključku poslovnega leta, skladno z Zakonom o davku na dodano vrednost in računovodskimi predpisi.
• Originalne fotografije strank in delovne datoteke za graviranje: praviloma do 90 dni po zaključku naročila, nato se odstranijo s strežnika. Daljša hramba je možna na podlagi izrecne želje stranke (npr. za ponovno naročilo).
• Predogled motiva (manjša datoteka): hranimo skupaj s podatki o naročilu, ker je dokaz o tem, kaj je naročnik potrdil.
• Sporočila prek e-pošte in obrazca: do 2 leti po zaključku zadnjega kontakta, razen če gre za pogodbeno korespondenco (5 let).
• Strežniški dnevniki (IP naslovi, časi obiska): praviloma 90 dni, oziroma do 12 mesecev pri sumu zlorabe.
• Podatki za promocijske namene (le ob privolitvi): do umika privolitve.
• Podatki, povezani s sodnim ali upravnim postopkom: do zaključka postopka in iztečenih zakonskih rokov.

Po izteku obdobja hrambe podatke trajno izbrišemo ali anonimiziramo tako, da posameznika ni mogoče identificirati.

6. Posredovanje podatkov tretjim osebam (obdelovalci)

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo v tržne namene. Za izvedbo storitve sodelujemo z naslednjimi vrstami pogodbenih obdelovalcev, ki obdelujejo podatke izključno po naših navodilih in v skladu s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov:

6.1 Spletno gostovanje in CRM

• ponudnik spletnega gostovanja (strežnik znotraj EU),
• interni sistem za vodenje naročil vodenje.norm.si (lastnik istega podjetja, dostop omejen na zaposlene).

6.2 E-poštni in komunikacijski ponudniki

• ponudnik e-poštnega strežnika (uporabljen za pošiljanje obvestil o naročilih),
• telefonski operater (Telekom Slovenije ali drugi, samo metapodatki o klicih).

6.3 Dostavne službe

• Pošta Slovenije,
• GLS oziroma druga dostavna služba, ki je dogovorjena za posamezno pošiljko.

Dostavni službi posredujemo le minimalno potrebne podatke: ime in priimek, naslov, telefon, opis pošiljke.

6.4 Računovodske in pravne storitve

• zunanji računovodski servis (skladno s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov),
• odvetniki in svetovalci v primeru spora.

6.5 Plačilni ponudniki

• banka, prek katere prejemamo nakazila (le podatki o nakazilu, ne o vaši kartici),
• če bi v prihodnje uvedli spletno plačilo s kartico, bi za to uporabili ponudnika, ki ustreza standardu PCI DSS, in posameznika o tem ločeno obvestili.

6.6 Tehnične spletne storitve

• Google Fonts in Bootstrap CDN (CDN strežniki za nalaganje pisav in skriptov; v ZDA, glej 7. točko),
• analitika obiska, če je vključena (npr. samostojni analytics — če bi bil uveden, bi to ločeno opredelili).

Z vsakim obdelovalcem imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov ali pa zakonsko podlago, ki obdelavo ureja. Obdelovalci podatkov ne smejo uporabljati v lastne namene ali jih posredovati naprej.

7. Iznos podatkov v tretje države

Praviloma vaše osebne podatke obdelujemo znotraj Evropskega gospodarskega prostora (EGP). V določenih primerih lahko pride do iznosa v tretje države (npr. ZDA), in sicer:

• pri uporabi Google Fonts in Bootstrap CDN (vgrajene tehnične knjižnice spletne strani; pri zadetku se prenese vaš IP naslov k ponudniku),
• pri uporabi morebitnih drugih spletnih storitev, ki so v lasti subjektov iz ZDA in delujejo prek strežnikov v ZDA.

Iznos je urejen z mehanizmi, ki jih predvideva GDPR (npr. standardne pogodbene klavzule Komisije EU, odločbe o ustreznosti — kadar veljajo). Za podrobnejše informacije o teh ponudnikih in njihovih varnostnih mehanizmih obiščite njihove uradne strani ali nam pišite na info@3dkristal.si.

8. Avtomatizirano sprejemanje odločitev in profiliranje

Pri obdelavi vaših osebnih podatkov ne uporabljamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev (vključno z oblikovanjem profilov), ki bi imelo za posameznika pravne ali podobne pomembne učinke. Vse pomembne odločitve glede vašega naročila sprejmemo ročno.

9. Vaše pravice

Skladno z GDPR in ZVOP-2 imate kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (čl. 15 GDPR): prejmete potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in kopijo teh podatkov.
• Pravica do popravka (čl. 16): zahteva popravka netočnih ali dopolnitve nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa ("pravica do pozabe") (čl. 17): zahteva izbrisa podatkov, kadar za njihovo nadaljnjo obdelavo ni več zakonske podlage. Pravica je lahko omejena z drugimi zakonskimi obveznostmi (npr. računovodska zakonodaja).
• Pravica do omejitve obdelave (čl. 18): zahteva začasne omejitve obdelave v posebnih primerih.
• Pravica do prenosljivosti podatkov (čl. 20): prejem vaših podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.
• Pravica do ugovora (čl. 21): ugovor obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu, oziroma obdelavi za neposredno trženje.
• Pravica do umika privolitve: kadar obdelava temelji na vaši privolitvi, jo lahko kadarkoli umaknete brez vpliva na zakonitost predhodne obdelave.
• Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu (glej 10. točko).

Zahtevo lahko pošljete na info@3dkristal.si. Vaš zahtevek bomo obravnavali brez odlašanja, najkasneje pa v enem mesecu od prejema. Pri zapletenih ali številnih zahtevkih lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca, o čemer vas predhodno obvestimo.

Pri zahtevku za izvajanje pravic lahko zahtevamo dodatno preverjanje identitete (npr. potrditev iz znanega e-poštnega naslova), da preprečimo zlorabo zahtev tretjih oseb. Zahtevek je brezplačen, razen v primeru očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtev.

10. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju z veljavnimi predpisi ali da je bila kršena katera od vaših pravic, imate pravico vložiti pritožbo pri:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
Telefon: 01 230 97 30
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: https://www.ip-rs.si/

Pred vložitvijo pritožbe vas vljudno prosimo, da se najprej obrnete na nas — pogosto je mogoče zadevo hitro razrešiti neposredno.

11. Varnost podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev varnosti osebnih podatkov:

• HTTPS šifriranje prometa med vašo napravo in spletnim strežnikom (TLS),
• omejen dostop do podatkov — samo zaposleni in pogodbeni obdelovalci, ki podatke potrebujejo za izvedbo svojih nalog,
• zaščita admin dostopa do CRM sistema z močnim geslom in beleženjem prijav,
• redne posodobitve strežnika in spletne aplikacije,
• varnostne kopije podatkov,
• fotografije strank niso dostopne prek javnega URL-ja, ampak samo prek prijave administratorja.

Kljub vsem ukrepom popolne varnosti v internetnem okolju ni mogoče zagotoviti. V primeru kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi pomenila tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, bomo o tem obvestili Informacijskega pooblaščenca in po potrebi tudi prizadete posameznike skladno s členoma 33 in 34 GDPR.

12. Mladoletne osebe

Naših storitev ne tržimo neposredno mladoletnim osebam. Naročnik mora biti polnoletna oseba ali pa naročilo izvede zakoniti zastopnik mladoletne osebe. Če bi ugotovili, da smo nehote obdelovali osebne podatke mladoletne osebe brez ustrezne privolitve zakonitega zastopnika, bomo te podatke takoj izbrisali.

13. Piškotki in podobne tehnologije

Spletna stran uporablja nujne piškotke in sejno shrambo brskalnika za delovanje (npr. za delovanje naročilnega obrazca, CSRF zaščito). Več o piškotkih najdete na strani Piškotki.

14. Spremembe politike zasebnosti

To politiko lahko občasno posodobimo zaradi sprememb v naših storitvah, tehnologiji, zakonodaji ali poslovni praksi. Aktualno različico vedno objavimo na tej strani z navedbo datuma zadnje posodobitve. Pri pomembnejših spremembah, ki bistveno vplivajo na vaše pravice, vas obvestimo neposredno (npr. po e-pošti).

Priporočamo, da to politiko občasno preverite. Z nadaljnjo uporabo spletne strani in storitev po objavi sprememb se šteje, da ste s spremembami seznanjeni.

15. Kontakt

Za vsa vprašanja o tej politiki zasebnosti, obdelavi vaših osebnih podatkov ali uveljavljanju vaših pravic nam pišite na info@3dkristal.si ali nas pokličite na 064 11 22 90.